Hướng Dẫn Làm Chứng Nhận Bằng Cấp (ECA) Với World Education Services (WES)

Tổng quan về quy trình làm WES

Các bước làm cụ thể như sau

Bước 1: Đăng ký với WES

Vào website chính thức của WES tại đây, chọn mục “ECA application for IRCC“, tạo account bằng email và thông tin cá nhân của bạn, điền thông tin, trả tiền bằng thẻ quốc tế.

Sau khi trả tiền cho application của bạn, WES sẽ gửi mail cho bạn để yêu cầu nộp các giấy tờ họ cần cùng với Số tham chiếu của hồ sơ (WES reference number). Quy trình làm hồ sơ này khá đơn giản, và họ hướng dẫn rất cụ thể các bước cần làm.

Ví dụ mình học Đại học Ngoại Thương, ngành kinh tế đối ngoại, họ sẽ yêu cầu những thứ sau:

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu gửi cho WES

Nói chung WES yêu cầu 2 thứ:

• Bản sao Bằng tốt nghiệp do thí sinh tự gửi cho WES
• Bảng điểm gốc do trường in ra, đóng dấu đỏ và tự trường gửi cho WES

Nếu bằng cấp của bạn viết bằng tiếng việt, bạn phải công chứng dịch bằng ra sang tiếng Anh. Trong bản dịch công chứng phải ghi rõ tên người dịch và phần phần lời chứng nhận của người dịch.

Nếu làm đúng quy trình thì từ Việt Nam mình sẽ phải gửi hai phong bì sang cho WES (ở Canada). Tuy nhiên, để cho tiết kiệm thời gian và tiền bạc, mình cho chung cả Bản sao bằng tốt nghiệp và Bảng điểm vào một phong bì của trường để gửi cho WES. Mình đã làm cách này hai lần, cho mình và cho chồng, và kết quả vẫn được xử lý và công nhận theo đúng tiến độ nên thấy cũng không có vấn đề gì.

Bằng Tốt nghiệp và bảng điểm của Ngoại Thương đều là song ngữ nên mình chỉ photocopy bằng và xin bảng điểm gốc của trường, rồi cho chung vào bì thư, nhờ thầy cô ở trường kí và đóng dấu mộc vào phong bì của trường, rồi tự tay gửi trực tiếp cho WES. Mình gửi bằng dịch vụ của DHL và package của mình mất gần 1 tuần mới đến được trụ sở xử lí hồ sơ của WES ở Canada.

Tuy nhiên bằng của chồng mình lại chỉ có tiếng việt, nên bước này bạn chồng mình phải làm mất thời gian hơn. Bạn ấy phải xin bảng điểm mới, lấy bảng điểm cùng bằng tốt nghiệp mang đi công chứng dịch. Sau đó cho cả Bản công chứng dịch bằng tốt nghiệp và bản gốc + bản công chứng dịch bảng điểm, vào phong bì của trường, xin dấu đỏ và chữ kí niêm phong vào phong bì rồi gửi sang cho WES.

WES có một tờ khai đăng kí xin bảng điểm mà các bạn có thể download và điền tại đây. Tuy nhiên tờ khai này là optional, các bạn có thể dùng hoặc không dùng.

Đối với trường hợp các bạn học ở nước ngoài (thạc sỹ, tiến sĩ…), các trường quốc tế họ đều có dịch vụ đăng kí gửi transcript trực tiếp cho WES. Vậy nên tùy trường các bạn học ở đâu, các bạn có thể tìm hiểu cách đăng kí gửi transcript của trường qua WES trên website chính thức của từng trường.

Phần phong bì thư nên điền thông tin như thế nào được hướng dẫn rõ ràng ở form mẫu  dưới đây, các bạn chỉ cần thay thông tin của mình và ref number vào là ok.

Bước 3: Nhận kết quả

Sau khi nhận được hết giấy tờ, WES mất khoảng 1 tháng để xử lý hồ sơ của mình, sau đó gửi email thông báo họ đã đánh giá xong và email cho bạn bản báo cáo PDF với mã số ECA# cho mình. Số ECA# đó chính là ECA Report Number mà bạn sẽ phải cung cấp cho CIC khi tạo profile trên website để mở hồ sơ online .

Đây là Report mẫu của WES và cách đọc kết quả chuyển đổi bằng cấp:

Ngoài ra, về nguyên tắc WES sẽ gửi cho bạn một bản cứng của report này về địa chỉ bạn đăng kí lúc tạo application. Nhà mình làm chuyển đổi bằng cấp 2 lần, và chưa lần nào nhận được bản cứng report này. Tuy nhiên, trong suốt quá trình mình làm hồ sơ nhập cư Canada, họ không hề yêu cầu bản cứng này. Bởi bản mềm PDF kia đã cung cấp đủ thông tin cho CIC rồi.

Lưu ý:

• Phí hồ sơ WES tính theo đầu người, nên bạn có chuyển đổi 2 bằng cấp (ví dụ 1 đại học ở trong nước, 1 thạc sỹ ở nước ngoài) thì bạn cũng chỉ phải trả theo phí 1 người. Chi phí theo thời điểm hiện tại xem ở đây. Do đó, khi điền thông tin trong account của WES, bạn cứ liệt kê hết các bằng cấp bạn muốn làm để trả tiền 1 lần.
• Không gửi bản gốc bằng đại học, chỉ gửi bản copy và công chứng
• Các giấy tờ tiếng Việt phải gửi kèm bản dịch công chứng